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Das Versand-Modul dient der Erfassung und Verarbeitung von Versendungen an Kunden aus der Adress-Verwaltung. Die Datensätze zu diesem Modul werden nicht im Versand-Formular selbst angelegt, sondern durch den Versendungs-Dialog, der aus der Adress-Verwaltung und aus dem Modul zur Vertriebs-Organisation heraus über die Menü-Option „Datei | Versendung ...” erreichbar ist.
Primärer Zweck dieses Moduls ist die Verarbeitung und Verwaltung der Versendungen, indem die im Material-Ordner gespeicherten Informationen als Versand-Material zusammengestellt werden und dann über die Druck-Funktion die erforderlichen Etiketten erstellt werden.
Wenn die automatische Prüfung von Bestandsmengen aktiv ist, so wird der Benutzer bei der Ansicht eines Datensatzes über Fehl-Mengen zu allen Artikeln der Versendung informiert. Der Abgleich erfolgt dabei mit dem Artikel-Bestand, der unabhängig von den Inventar-Lagerbeständen gepflegt und verwaltet wird.
Nach der Fertigstellung einer Versendung wird der Eintrag mit dem Status
„closed” markiert. Eventuell werden noch Aktualisierungen in das
Memo-Feld eingetragen, z.B. welche Materialien genau versendet worden sind.
Die Archivierungs-Funktion verschiebt
dann alle Versand-Datensätze mit dem Status „closed” in das Versand-Archiv.
Dieses Versand-Archiv gibt später
genau Auskunft darüber, welche Materialien zu welchem Datum zu
einem Kunden gesendet worden sind.
Sekundärer Zweck dieses Moduls
ist die Erstellung von Mailing-Datendateien.
Dazu können eine Reihe von Auswahlkriterien angegeben werden, die
eine Adresse qualifiziert. Diese Auswahl-Kriterien können sein:
alle Adressen oder
alle Kunden;
Kunden mit einem bestimmten
oder generisch angegebenen Produkt;
Kunden mit einem beliebigen
Produkt oder Nicht-Kunden;
Land; (immer erforderlich)
in Deutschland: ein
Postleitzahl-Bereich;
die Angabe von bis
zu drei Betriebs-Systemen (Wert im Feld „BS”
der Adress-Verwaltung);
die Angabe von bis
zu zwei Konkurrenz-Produkten, exakt oder generisch;
Adressen mit einem
beliebigen Konkurrenz-Produkt oder keinem
Konkurrenz-Produkt;
Ansprechpartner mit
einem beliebigen oder mit einem bestimmten Produkt-Code
(Wert im Feld „Mailing” des Ansprechpartners).
Sofern das Mailing im Land "D" erfolgen soll, können auch in einer speziellen Tabelle die Anzahl an Versendungen pro Leitbereich und Leitregion ermittelt werden.
Zu dem Feld "Status" besteht eine Nachschlage-Tabelle, deren Werte durch Verwendung der DropDown-Funktion bei dem Feld „Status” angezeigt und ausgewählt werden können:
Der Firmen-Name im Feld „Firma”
ist in der Haupttabelle des Versand-Moduls gespeichert,
damit das Versand-Archiv den korrekten Firmen-Namen
zur früheren Versendung auch nach einer Änderung des Firmen-Namens
korrekt wiedergibt. Es ist immer erforderlich, dass zunächst die Informationen
zu einer Firma / einem Kunden in die Adress-Verwaltung
eingetragen werden, bevor Versendungen zu dieser Firma / diesem Kunden
erstellt werden können.